Большая часть документооборота между организациями, организациями и государственными органами осуществляется в электронном виде.
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему процессов по обработке документов, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками ЭДО являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документооборота. Это современный способ обмена, имеющий множество преимуществ перед требующим больших затрат и устаревшим бумажным документооборотом.
Преимущества перехода на электронный документооборот:
– снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;
– сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;
– повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);
– повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;
– повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;
– повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;
– иные эффекты от внедрения и развития ЭДО, в том числе снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, сокращение экологических последствий, возникновение положительных сетевых эффектов, которые в том числе будут приводить к появлению на рынке устойчивой практики использования ЭДО, оказывающей влияние на принятие решений фирм о внедрении ЭДО.
